Er zijn maar weinig dingen écht voorspelbaar. Maar de duur van een vergadering – en de tijd die je gebruikt om belangrijke besluiten te nemen – kan vaak minutieus nauwkeurig worden voorspeld. Kijk maar in je agenda. En dat is toch bijzonder. Sterker nog: zo gaat het in de praktijk, maar eigenlijk kan het helemaal niet. Daarom een blog over anders vergaderen.
Wat er misgaat
- Er zijn een paar problemen met de manier waarop vaak vergaderd wordt.
- Veel van wat besproken wordt is niet voor iedereen relevant
- Kleine dingen worden te groot gemaakt
- Voor grote dingen is te weinig tijd
- Mensen die echt iets zinnigs te zeggen hebben zijn vaak niet betrokken
Die vergadercultuur bestaat vooral uit ‘praten over’. In een vast ritme, met een vaste groep mensen en vaste rollen. En als je maar lang genoeg ergens werkt dan loopt je hele agenda vanzelf vol met vergaderingen zodat je nergens meer echt tijd voor hebt.
Anders vergaderen
Volgens mij kan dat anders. Je kunt een paar dingen doen.
- Vraag jezelf af: moet ik hier echt bij zijn? Heb ik iets belangrijks toe te voegen, of zijn er andere deelnemers die mijn stem vertolken?
- Kijk kritisch naar de samenstelling van de meetings die overblijven. Wie heeft waardevolle input of een duidelijke verantwoordelijkheid? En moet dat allemaal ter plekke in een vergadering of kun je met goede voorbereiding ook buiten een vergadering een beslissing nemen?
- Schrap de kleinere onderwerpen en vraag mensen het zelf helemaal op te lossen. Laat anderen gewoon een beslissing nemen en accepteer dat het niet exact is zoals jij het zou doen. Pas wanneer iemand echt uit de bocht vliegt ga je in gesprek over hoe diegene zijn of haar keuzes maakt en hoe je daarbij kunt helpen.
- Vraag je af wie je mist. Welke waardevolle nieuwe stem of inzichten kun je gebruiken bij het nemen van een beslissing?
- Doe een open uitnodiging; als je denkt iets belangrijks te kunnen zeggen over het onderwerp dan ben je van harte welkom
Kortom: maak het dynamisch. Minder vergaderingen, minder onderwerpen, en gewoon de tijd die nodig is voor wat echt belangrijk is. Een kleinere groep vaste deelnemers, en meer direct betrokkenen wanneer dat relevant is.
En dan durf ik wel te voorspellen dat vergaderen minder tijd kost en meer oplevert.